Conheça 5 inimigos da produtividade

Produtividade não está relacionada ao quanto tempo você passa trabalhando. Mas sim ao quanto você consegue produzir em determinado período. Só que para aproveitar melhor o tempo é preciso organizar o fluxo de trabalho, eliminar distrações e evitar a procrastinação. É o que afirmaram especialistas em aprendizagem, tecnologia e negócios ouvidos peloTrendings.

Participaram do bate-papo, Danilo Torini, professor do Laboratório de Aprendizagem (ESPM LifeLab) e Daniele Kretli e Caio Oliveira, analistas de negócios da área de Tecnologias de Ensino e Aprendizagem da ESPM.

Os especialistas apontaram quais são os maiores entraves para a produtividade e indicaram técnicas para quem quer se tornar mais produtivo. Confira a seguir 5 inimigos da produtividade:

1. Dizer sim para tudo

“A gente acaba dizendo sim para tudo e esquece do que é realmente prioridade”, afirma Kretli. De acordo com a especialista, as pessoas precisam aprender a identificar o que realmente é prioridade. “Temos que saber o que é importante, o que é urgente e o que é apenas histeria”. É o que também acredita Torini. “Se tudo está em sua escala de prioridade máxima, tem algum problema. Quando tudo é urgente, nada é urgente.”

O professor acrescenta que a comunicação é fundamental para evitar o acumulo de tarefas. “O demandante não necessariamente tem a noção do todo. Ele pode até ser o seu chefe, mas é sua responsabilidade falar o que está tocando e perguntar o que é mais importante naquele momento.”

2. Acreditar que é multitarefa

“Do ponto de vista da neurociência, é uma falácia a ideia do multitask. Quando estamos dividindo nossa atenção em tarefas diferentes, estamos diminuindo a atenção em cada uma delas”, alerta o professor. “Se você acaba se dedicando a muitas tarefas ao mesmo tempo, acaba não fazendo nenhuma com qualidade”, acrescenta a analista de negócios. “Além disso, quando nos desligamos de uma atividade para olhar o celular, por exemplo, precisamos de um tempo de processamento para retornar ao que estávamos fazendo”.

3. Interrupções: notificações, telefone e email

“Às vezes você está fazendo algo e recebe uma notificação. Aquilo te tira o foco e você acaba caindo na tentação de abrir a mensagem. Isso te leva para outro lugar, que te leva para outro lugar. Quando você percebe, a primeira tarefa que estava fazendo já se perdeu”, alerta Kretli. Para evitar esse tipo de interrupção, os especialistas sugerem o uso do método Pomodoro. “Você cria ciclos de concentração em que desliga o celular e qualquer notificação para se manter focado naquela tarefa. O método sugere 25 minutos de concentração e 5 descansando, mas o tempo pode ser adaptado para sua rotina”.

Torini sugere que se utilize os momentos de transição entre um ciclo e outro para olhar as notificações. “Mas também é importante hierarquizá-las. Porque tem aquelas que são urgentes e você realmente vai ter que parar o que está fazendo. Tem outras que são importantes, mas não imediatas. E tem as circunstanciais que só vão te tirar do foco, mas não vai contribuir em nada para sua produtividade. Essas você pode deixar para fazer quando tudo estiver entregue”.

4. Procrastinação e necessidade de recompensas imediatas

O professor da ESPM LifeLab explica que a procrastinação não é necessariamente algo ruim, mas que precisa ser administrado. “Todo mundo procrastina e isso é até um mecanismo de defesa e de colaboração do processamento da informação. O problema é quando a procrastinação começa a afetar suas entregas, sua produtividade e a qualidade do seu dia”.

Segundo Kretli, o que muitas vezes nos leva a procrastinar é a definição de metas inalcançáveis e o desejo de recompensas imediatas. “Só de pensar em ler um livro de 700 páginas, você acaba indo fazer outra coisa porque aquilo parece algo inalcançável. Mas é diferente quando você divide essa meta em metas menores. Por exemplo, ler 10 páginas por dia. Essa é uma meta mais alcançável e ao concluir te dá aquela satisfação de dar o check na lista”.

“Essa sensação de você ir cumprindo, dando checkzinho vai te motivando a continuar”, acrescenta Danilo. Outro caminho apontado pelo especialista é criar minirecompensas para cada tarefa cumprida.  “Por exemplo, se dar ao luxo de assistir a um episódio da série que gosta ao final do dia se tiver cumprido suas tarefas”.

5. Mito da flexibilidade

“Pode parecer contraditório, mas a flexibilidade só funciona quando é estabelecida uma rotina”, comenta Danilo, analisando especialmente o home office. “Você pode ter um horário flexível de trabalho, mas é preciso ter muito claro em que momento do dia você vai executar as tarefas. Caso contrário, é um presente de grego, já que agora ao invés de ter oito horas disponíveis por dia, você tem 24h”.

“Essa sensação de estar 24 horas de plantão também é emocionalmente muito cansativa. E o cansaço emocional também gera dificuldade de gerenciamento de tarefas e de querer recompensas imediatas”, acrescenta Caio Oliveira, analistas da área de Tecnologias de Ensino e Aprendizagem da ESPM.

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