9 regras de etiqueta que vão tornar suas reuniões e trocas de e-mails mais produtivas

Há coisas no universo do trabalho que demandam mesmo que todo mundo esteja reunido – o que evita outra praga do universo corporativo: a infinita troca de e-mails. Mas existe uma tendência inegável no mundo corporativo de sabermos quando a reunião começa – mas nunca quando termina. Igualmente, sabemos qual a pauta inicial, mas igualmente acabamos discutindo duzentas outras coisas “aproveitando que estamos todos juntos”. E, caso optemos pelo e-mail, ele também tem potencial para se tornar outro tormento sem fim.  
 
Longe de querer um “mundo perfeito”, o que convido você a pensar aqui é sobre como deixá-lo “menos imperfeito”. E, mesmo sob o risco de ser criticado, trago aqui minhas sugestões pessoais para algumas dessas pragas que nos assolam cotidianamente. 

1 – estabelecer hora para começar E para terminar: isso pressiona quem vai conduzir a reunião a se ater ao tempo e os demais participantes a pensar duas vezes antes de “aproveitar” para trazer um novo tema que, sozinho, vai demandar mais tempo que o tema da própria reunião 

2 – chamar somente quem REALMENTE tenha de estar lá – seja porque precisa das informações/discussões que serão tratadas ali, seja porque precisa levar informações para as discussões tratadas ali. Não precisa de plateia tipo “claque” 

3 –  por etiqueta, mande um e-mail para todos que deseja convocar para a reunião ANTES de sair agendando e mandando invites para todos: além de mostrar respeito pela agenda dos colegas (e dos subordinados), isso evita sobreposição de reuniões – e uma infindável troca de e-mails posteriores porque alguém imprescindível não vai poder naquele dia e horário e será preciso remarcar tudo… 

4 – só copie quem precisa ser copiado: nada de incluir o chefe do seu chefe, aquele colega que você quer apenas impressionar (ou pressionar) 

5 – crie um assunto que seja claro e objetivo (é apenas um título – e não um resumo da mensagem). Qual e-mail você abriria: “novas políticas” ou “atualize-se sobre novas políticas de reembolso”? Ou “cartão alimentação” ou “aumento no valor do cartão alimentação”?  

6 – não inclua duzentos temas por mensagem: se é para falar do aumento no valor do cartão alimentação, nada de falar de outras coisas..

7 – deixe claro se a pessoa precisa fazer alguma coisa, o famoso “call to action”: inscreva-se até dia tal”, “retire seu cartão alimentação em tal lugar até dia tal”…
 
8 – evite dar “Reply All” (responder a todos), exceto quando REALMENTE for do interesse de todos: se precisar responder ao autor da mensagem, copie somente ele… E nada de responder para todo mundo com o “ok” ou “entendido” 

9 – NUNCA use uma mensagem sobre um assunto para tratar de outro (a chance de ninguém ler é tão grande quanto a sequência de respostas que será gerada: começa falando do novo cartão alimentação e termina convocando as pessoas para uma reunião sobre corte de gastos)

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