Reunião de trabalho: como organizar, conduzir e o que não fazer

Compreenda o processo de organização de uma reunião de trabalho e como aproveitá-la ao máximo

A reunião de trabalho é uma prática intrínseca a todos os cargos. Do colaborador fixo ao freelancer, todos podem ser convocados a participar de momentos de discussão e alinhamento de metas e objetivos. Trata-se de uma parte vital em qualquer processo corporativo.

No entanto, nem todas cumprem esse propósito. “Uma reunião considerada produtiva é aquela que tem seu objetivo inicial alcançado”, explicou Nelio Xavier, professor do Hub de Canais Digitais da ESPM e especialista em técnicas e práticas de condução de reuniões produtivas.

Há outros fatores que também caracterizam uma reunião de trabalho bem-sucedida: ela ser realizada dentro do tempo estipulado e reunir apenas quem realmente precisa participar. “Às vezes, há pessoas que estão em uma reunião sem saber exatamente por que estão ali. Não que desconheçam suas funções no trabalho ou na empresa, apenas não compreendem o propósito de sua presença naquele encontro específico”, afirmou Xavier. “Isso gasta tempo e é um custo para a organização, algo que muitas delas não percebem”.

O professor compartilhou com a equipe do #Trendings diversas dicas preciosas que podem otimizar a reunião de trabalho. Confira:

A prolixidade é o erro mais frequente nas reuniões porque é o menos percebido por quem o comete. Se a reunião de trabalho tem um objetivo definido, qualquer assunto que fuja da ideia central pode ser considerado prolixidade.

“Ser prolixo é falar demais sobre o que não é pertinente naquele momento, e isso acontece muito em reuniões. Especialmente quando a reunião é interativa e tem troca, ou seja, as pessoas podem trazer ideias que não são necessariamente sobre aquele tópico. Entretanto, esse discernimento é responsabilidade de quem conduz a reunião”, explicou o profissional.

Neste contexto, a falta de postura vai além do modo como alguém se comporta fisicamente. Trata-se de entender o ambiente e o público daquela reunião. “É um erro que vejo frequentemente tanto entre alunos quanto em pesquisas sobre reuniões e comunicação”, afirmou Xavier.

Ele exemplificou que, nas reuniões diárias com o time, é comum o ambiente parecer mais confortável, por serem encontros mais rotineiros e permissivos, dependendo da cultura e da empresa. Já uma reunião mais executiva, com a alta liderança e gerência, não é tão rotineira, logo, a postura exigida é outra.

Perceber o estilo de comunicação das pessoas e seus padrões comportamentais é algo importante. Para isso, Xavier usa a ferramenta de autoconhecimento DISC, que traça quatro padrões de comunicação: Dominância, Influência, Estabilidade e Conformidade. “Cada letra representa um padrão, com suas próprias características. Tem pessoas que são mais extrovertidas, outras mais introvertidas ou mais racionais”, relatou.

“Imagina uma sala de reunião com quatro pessoas que são muito extrovertidas e emocionais. É fácil essas pessoas se perderem em histórias e casos, e todo mundo falar”, reflete o professor. Entender esses padrões ajuda a evitar ou diminuir erros como a prolixidade, por exemplo, de acordo com o perfil dos presentes na reunião.

“Quanto menos sinal de comunicação, maior o ruído”, reforçou o professor. Isso se aplica principalmente às reuniões virtuais, onde os participantes têm a oportunidade de fechar a câmera e mutar o microfone. E ele ressaltou que o remoto, de maneira geral, tem essa distância e uma demanda maior de concentração, por isso a atenção se perde mais rápido”.

“É natural que, em um clima rotineiro, as pessoas acabem fechando a câmera, considerando que não importa tanto. Mas importa sim. Se você fecha a câmera, corta o sinal corporal”. Para o especialista, o colaborador aumenta as chances de sua mensagem ser interpretada da forma correta ao manter a câmera aberta, quando solicitado.

O mediador deve estar preparado para a reunião de trabalho. O professor afirma que quando você não tem uma direção para seguir, qualquer caminho serve. Isso dá abertura para erros, como a prolixidade e a falta de postura, acontecerem.

A dica é definir uma estrutura para a reunião. Há vários formatos possíveis, e o favorito de Xavier envolve algumas etapas:

• Dê o contexto da reunião, indo do macro para o micro, de onde está vindo e para onde a questão está se encaminhando;
• Defina o desafio ou ponto-alvo a ser discutido, explicando e detalhando o problema;
• Apresente a solução proposta para a questão — às vezes, a reunião em si pode ter como objetivo encontrar essa solução;
• Finalize com um call to action, ou seja, uma chamada para ação, embarcando nos próximos passos.

Seguindo esses passos, o mediador passa segurança para os participantes da reunião, que sabem qual caminho estão trilhando.

Outra dica para os mediadores é fazer interações ao longo da reunião, já que a atenção das pessoas se perde com facilidade. “Essa interação com o público tem que ser muito clara, muito limpa”, declarou.

O ideal é deixar as regras do jogo claras desde o início do encontro: se terá pausa para perguntas no meio ou espaço para debate ao final. O profissional explicou que muitas pessoas acabam sendo interrompidas várias vezes porque não avisaram. Então, deixar claro como será a relação com os participantes é um ponto muito importante para o mediador.

É verdade o que dizem: tem muita reunião que, de fato, poderia ser um e-mail. “Tem empresas que, muitas vezes, acabam colocando certas reuniões quase como regra”, ponderou o especialista. E isso nem sempre é necessário.

Por exemplo, quando a resposta depende apenas de um ‘sim’ ou ‘não’ dos participantes, não há motivo para agendar um encontro — um e-mail basta. Se houver a necessidade de contato imediato, outros canais, como o Teams e o WhatsApp são recomendados. “A comunicação não é nada binária”, finalizou o professor.

LEIA MAIS

O que é o trabalho em equipe?

10 dicas sobre como melhorar a comunicação com sua equipe

Comportamento no trabalho: 5 dicas do que não fazer