Modelo 5W2H: o que é e como utilizar

Embora não seja novidade, o modelo 5W2H continua sendo muito utilizado como ferramenta de gestão de projetos por sua eficácia. “É uma ferramenta simples que ajuda muito a decompor um planejamento”, explica Jorge Fernando Dietrich, coordenador nacional da Pós-graduação da área de Expansão e Novos Negócios da ESPM. 

O 5W2H estabelece ações estratégicas de planejamento e gestão de um projeto, baseado em um roteiro de 7 etapas que estão embutidas na sigla em inglês.  

Os 5Ws se referem a:  

• What – o que será feito?
• Why – por que será feito?
• Where – onde será feito?
• When – quando será feito?
• Who – por quem será feito?

Já os 2Hs se referem a:  

• How – como?
• How much – quanto vai custar?

Essa lista contém tudo o que precisa ser executado para garantir a gestão da qualidade. Apesar de aparentemente simples, é um trabalho detalhado que requer atenção. “A maioria das empresas não erra ao estabelecer sua estratégia, mas muitas acabam falhando na aplicação dos projetos, que é o How”, Dietrich.  

Para entender a que o professor se refere, é necessário compreender cada pergunta do checklist: 

1. What (o que será feito?): lançar o produto X.

2. Why (por quê?): a empresa precisa de algo novo para concorrer no mercado.

3. Where (onde?): em quais praças o produto vai ser lançado.

4. When (quando?): qual vai ser a data de lançamento.

5. Who (quem?): quem vai ser o líder do projeto ou das ações.

6. How (como?): quais são as ações estratégicas e táticas do que vai ser feito – a ação estratégica define o que fazer e as ações táticas são o passo a passo das etapas, incluindo cronograma com os ciclos do projeto.

7. How much (quanto?): qual vai ser o custo do trabalho, considerando correção de rota e imprevistos.

De acordo com Dietrich, as empresas erram mais nas perguntas 6 e 7 porque fazem um planejamento generalista, sem considerar que o detalhamento é a régua de orientação de todos os envolvidos.  

“Tem que ter cuidado na clareza das informações, porque se o responsável sair da empresa ou for transferido para outro projeto, quem assumir tem que saber como estão as coisas. Não pode deixar fio solto”. No caso do planejamento financeiro, de maneira geral as pessoas erram porque têm receio de estimar custos elevados, mas é necessário fazer uma previsão realista. 

Diante das mudanças que acontecem a todo momento, o planejamento deve contemplar momentos de corte, que são pausas para a equipe avaliar e refletir sobre o andamento do trabalho para garantir o controle da eficiência e da eficácia. 

“Sugiro uma vez por mês uma reunião entre o líder do projeto e a equipe para verificar se os 5W2H estão acontecendo conforme o planejado em termos de cronograma, ações e custo. Se necessário, usa-se um plano de ação corretiva”. 

Existem diversas ferramentas para a elaboração desse método de gestão de qualidade, que permitem visualizar com facilidade o que está sendo feito e o que falta ser executado. Entre elas, o professor cita o Microsoft Project, o Canvas e o Trello.  

“Uma grande empresa trabalha com vários projetos ao mesmo tempo e tem que controlar tudo de maneira equilibrada. Ela usa o 5W2H e as plataformas vão servir para acompanhar o andamento e os momentos de corte”.  

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