Conheça as vantagens da gestão ágil de projetos

Especialista explica o que é, como é, quais são as vantagens e as principais metodologias ágeis

Gestão ágil de projetos não é fazer as coisas com rapidez para cumprir cronograma. Ao contrário, a agilidade não está na velocidade das entregas, mas na sua adaptação a qualquer momento. Para entender o método é necessário voltar no tempo até a criação do conceito de gestão de projetos, inspirado no modelo industrial de fazer as coisas como em uma linha de produção.

“Aprendeu-se que era necessário planejar, planejar e planejar, executar, executar e executar até entregar e todos ficarem felizes”, diz Felipe Corrêa, professor de Business Agility e OKR e KPI nos cursos de extensão da ESPM e consultor de gerenciamento de projetos de inovação. Era uma abordagem preditiva, as incertezas eram menores e as empresas conseguiam se planejar mais.

Com o boom da tecnologia a partir dos anos 2000, as novas informações circulando a todo momento fizeram com que aumentassem as incertezas. “Pode aparecer um chat GPT do nada e transformar as coisas em pouco tempo. O mesmo acontece com as indústrias 4.0, onde a inteligência artificial vai além de simplesmente fazer o mesmo produto sempre”.

Para garantir entregas mais rápidas e eficientes em um mercado no qual a inovação é mandatória, as empresas passaram a aderir à gestão ágil, que se baseia no Manifesto Ágil. Trata-se de um documento assinado por 17 desenvolvedores de software em 2001, que mudou a maneira de executar projetos. O texto colocava as pessoas acima de processos e valorizava mais o “fazer um software funcionar” do que cumprir com todas as formalizações de contratos.

Grande parte das startups usa a metodologia da gestão ágil para testar seu produto, porque ela se baseia na adaptabilidade. De acordo com o especialista, a agilidade da gestão está em entender a demanda, prototipar, colher os feedbacks para melhorar o produto ou processo sempre que necessário.

Quando lança um produto ou serviço novo, uma empresa não tem muitas certezas porque não sabe exatamente o que o cliente precisa. Faz um levantamento de suas principais necessidades, desenvolve um produto mínimo viável (MVP), cria pequenos ciclos iterativos (processos cíclicos de aperfeiçoamento e melhoria) e vai evoluindo o produto. A Uber começou sua operação com carros pretos grandes em cidades populosas e depois da validação da prototipação expandiu para municípios menores. Hoje oferece vários tipos de transporte e serviços.

“Para que planejar tudo se eu não sei se vou conseguir fazer tudo?”, questiona Corrêa. “No método tradicional, planeja-se muita coisa e o custo de replanejar é mais caro. Se for adaptando aos poucos, o custo do projeto é mais barato”. Diante dessas vantagens, as empresas entendem porque vale a pena aderir a esse tipo de gestão.

O primeiro passo é a liderança identificar se faz sentido a empresa aderir à implantação da gestão ágil, porque não é uma abordagem clássica. Existe uma estimativa de andamento do projeto, mas não há um cronograma fixo. Portanto, a ideia é boa para as corporações que querem acompanhar o mercado, inovar e entregar algo além do tradicional. Empresas jovens são mais aderentes a mudanças e riscos e já nascem com o DNA de prototipação.

“Aplicar o Scrum é sobre adaptabilidade e no mundo de hoje isso é relevante”, comenta o especialista. “Convido (as empresas) a entenderem o método, o pensamento, as ferramentas e as abordagens, porque uma delas pode resolver um problema. Conhecer no sentido de adaptabilidade e respostas mais rápidas ao mercado”.

Entre as diferentes metodologias de gestão ágil, a abordagem mais conhecida e utilizada é o método Scrum, que segue o fluxograma a seguir:

Infográfico sobre o método Scrum

1. Product backlog: criação da lista de necessidades do produto ou serviço a ser desenvolvido.
2. Sprint planning: planejamento dos pequenos ciclos de entrega.
3. Sprint backlog: criação de uma lista de tarefas.
4. Scrum team: o time trabalha de 2 a 4 semanas para coletar feedbacks mais rápidos sobre o projeto.
5. Daily scrum: o time faz reuniões diárias de até 15 minutos para checar o andamento do projeto e identificar se alguém precisa de ajuda ou está livre para ajudar.
6. Increment: o protótipo evolui a cada ciclo para que o cliente possa dar feedbacks.
7. Sprint review: a equipe conversa com o cliente e recebe feedback – isso pode mudar a lista original de necessidades.
8. Sprint retrospective: a equipe e a gestão avaliam o que deu certo e errado, e isso faz com que a equipe aprenda e evolua no conhecimento.

“O ciclo vai até acabar a lista do backlog ou até acabar o dinheiro, ou pode continuar ativo porque o produto está ativo”, explica Corrêa.

O Scrum demanda uma equipe que fique focada no projeto, por isso os integrantes – em geral até 9 pessoas – saem de seus departamentos e trabalham juntos diariamente durante o tempo que for necessário.

Além do Scrum existem outros métodos de gestão ágil, aplicados de acordo com o tipo de projeto e sua grandeza:

Kanban: é um quadro de orientação da equipe com três colunas para definir o que fazer, o que está sendo feito e o que foi feito.

Nexus: é um Scrum escalado, com mais pessoas e características mais específicas, utilizado de acordo com a natureza da operação do negócio.

Less: em grandes empresas existem times que podem trabalhar em paralelo em um mesmo projeto. Cada equipe tem sua tarefa, mas a entrega final é em conjunto.

Lean: trabalha para o mínimo desperdício a fim de não criar burocracias e controles que em tese não levam a nada. O mote é adotar o que facilita e traz agilidade.

SAFe: mais complexo, envolve desde a parte de negócios e estratégia até a execução e a entrega para o gestor.

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