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8 dicas para reuniões online

Jorge Tarquini
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Em tempos de home office, vale a pena cuidar para que tudo corra bem na hora das chamadas em vídeo coletivas pelo Zoom, Teams, Hangouts…

Praticamente todo mundo que pode realizar seu trabalho de forma remota já está “fazendo home office” – expressão da língua inglesa pela qual o trabalho em casa está sendo chamado pelos brasileiros.

Zoom, Teams, Hangouts, chamadas de vídeo pelo WhatsApp e outras ferramentas e apps de reunião com suporte de vídeo e áudio se tornaram, da noite para o dia, vedetes conhecidas de todos os profissionais – muitos antes acostumados a conferencecalls, mas de dentro do escritório.

O que os profissionais precisam saber sobre essas ferramentas para tirar o melhor proveito dessas reuniões – e não cometer nenhuma gafe? Reunimos algumas dicas para você:

1. Navegue pela ferramenta antes da reunião

Baixe o programa ou acesse o site que será utilizado para a chamada de vídeo antes da reunião e veja quais ferramentas oferece. A maior parte das soluções permite, por exemplo, compartilhar tela, inclusive com páginas de vídeo ou áudio, utilizar um chat ao vivo durante a transmissão e enviar recados individualmente para os participantes. Aprendendo como a ferramenta funciona você evita interromper uma importante discussão para fazer perguntas como “onde que eu desligo meu microfone?”.

2. Gerencie seus links de invite para as reuniões

Você receberá um monte de invites (será um para cada reunião!). Vai ser bem fácil se perder em meio a tantos… A melhor coisa a fazer é abrir a agenda do seu computador ou celular (se forem sincronizadas, melhor ainda!) e criar um evento para cada reunião da qual você receber o invite. Assim que recebê-lo, basta copiá-lo e colar na agenda digital. Se preferir, pode usar uma versão impressa colada na agenda de papel ou na mesa de trabalho em casa – e ir atualizando. Você ainda pode criar alarmes no seu smartphone para 15 minutos antes de cada reunião, para poder se preparar.

3. Teste a câmera e o microfone

Muita gente não se preocupa com isso e só descobre problemas na hora que a reunião já começou. Não seja uma dessas pessoas que atrapalham reuniões. Abra o site ou programa que será utilizado antes do encontro virtual com seus colegas e teste os dispositivos de vídeo e áudio.

4. Escolha um lugar tranquilo e com fundo neutro

Se você não quer que as pessoas vejam o que está se passando na sua casa, como a família no sofá, filhos passando pela câmera pelas suas costas, procure um lugar calmo, bem iluminado e que tenha, atrás de você, um fundo neutro (qualquer parede lisa ajuda). Se não for possível, veja se a ferramenta oferece fundos digitais ou, na sua ausência, escolha o fundo menos poluído.

5. Prepare-se

A única maneira de se criar uma reunião mais dinâmica (e não apenas alguém falando, falando, falando) é abrindo espaço para todos participarem (afinal, não é uma aula teórica, mas uma reunião de trabalho). Debates, dinâmicas, divisão em grupos por temas certamente podem ser feitas durante esses encontros. E, para isso, o certamente a pauta da reunião foi enviado com antecedência – bem como eventuais materiais, gráficos etc. Se você não leu, não tem como participar – e nem pensar em ficar interrompendo para pedir explicações para algo que você já deveria saber…

6. Desligue o microfone quando não estiver falando

Os microfones geram a famosa microfonia – além de que, como todos estão em casa, haverá barulhos como cachorros, parentes e outros sons domésticos que podem vazar e interferir no andamento da reunião. Dependendo da quantidade de participantes, também é importate ter cuidado com as câmeras. Muitas ligadas ao mesmo tempo podem inteferir na qualidade da transmissão. Se necessário, desligue a sua.

7. Respeite a vez dos colegas

Em alguns momentos, pode ser que se abra todos os microfones para criar dinâmicas como debates ou divisão entre grupos de discussão e apresentação. Como há a opção “levantar a mão” em alguns programas, evite sair falando sem usar a ferramenta. Isso ajuda a não virar uma bagunça (e nem uma corrida para ver quem fala primeiro). Isso pode (e deve) ser combinado previamente, para que quem esteja controlando a reunião faça as honras.

8. Se vista adequadamente para não ser pego de surpresa 

Não é porque você está em casa que não deve se vestir para trabalhar. Por isso, nada de cueca, pijama e cabelo desgrenhado. Esteja minimamente vestido para trabalhar no horário que foi combinado com a empresa. Afinal, você pode ser chamado para alguma reunião de emergência – e não vai querer pagar o mico exibindo sua intimidade para os colegas e o chefe…

Tags:
Jorge Tarquini

Curador do #Trendings.

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