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Home office: ‘O chefe não precisa enviar mensagem no WhatsApp toda hora’

Filipe Oliveira
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Marcia Marques Portazio, professora de Liderança da ESPM, fala sobre os desafios dos gestores durante a pandemia de covid-19

“O líder não precisa enviar mensagem no WhatsApp toda hora, ficar telefonando e marcando reunião com a equipe o dia inteiro. Se fizer um bom gerenciamento das tarefas, vai naturalmente ter o contato na medida certa com as pessoas.” É o que afirma Marcia Marques Portazio, professora de Liderança e Cultura Digital da pós-graduação da ESPM. A especialista conversou com o Trendings sobre liderança em tempos de home office.

De acordo com Marcia, uma das maneiras de manter as pessoas motivadas longe do escritório é dar autonomia, inclusive, em relação ao horário de trabalho. “Não podemos ir ao home office com a mentalidade do escritório, querendo que a pessoa fique oito horas conectada”, comenta a acadêmica. “Será que é mais importante que ela fique 8 horas conectada ou que o tempo que ela estiver conectada seja um tempo de qualidade?”

A especialista – que é psicóloga clínica há mais de 30 anos – também explicou como os gestores podem ajudar a equipe durante a pandemia, um período de medo e incerteza. “O melhor presente que um líder pode dar neste momento para as pessoas é dar espaço para se falar sobre isso. Quando as pessoas falam umas com as outras sobre os sentimentos negativos, geram um sentimento de união muito grande. Isso traz a sensação de que estamos fazendo algo para enfrentar esse ameaça que está nos atacando”.

Qual o papel de um líder neste momento inusitado que estamos vivendo?

Precisamos pensar basicamente em dois pontos: um é o trabalho de gerenciamento e o outro o da liderança propriamente dita. Gerenciamento é tudo aquilo que diz respeito a execução das tarefas. Liderança é tudo aquilo que diz respeito a questão dos relacionamentos. Isso sempre foi importante na liderança só que em tempos de home office se torna imprescindível. O que a gente encontra normalmente são pessoas que ou são muito boas em uma coisa ou na outra e acabam deixando de lado um dos aspectos. Acho que precisamos cada vez mais, principalmente, em home office, monitorar as duas coisas.

Gerenciamento

Quanto ao gerenciamento, falamos de um líder que trabalha muito bem com planejamento: faz um trabalho de gestão dos recursos em todos os aspectos. Não só materiais, tecnológicos e financeiros, mas também humanos. É papel do líder criar uma agenda da equipe e fazer o acompanhamento, controlando prazos e dando feedback sobre a qualidade. É importante ter uma comunicação bastante clara do que precisa que cada um dos liderados entregue.

Liderança

Sobre a questão da liderança nas relações, o líder tem o papel de ser fonte de apoio e motivação. No home office é muito fácil a equipe se distanciar dos valores da empresa, da visão, de toda cultura organizacional. O líder tem que ficar muito atento na difusão desses elementos. Todos precisam estar na direção escolhida pela empresa. Além disso, é preciso dar apoio individual, sendo fonte de inspiração e motivação para as pessoas.

Algumas empresas estão recebendo funcionários novos agora. O que um líder pode fazer para receber bem esses profissionais, transmitindo a cultura e os integrando aos colegas?  

Uma dica para promover essa integração é colocar as pessoas para trabalharem juntas. Distribuir desafios e tarefas para execução em duplas, trios ou quartetos. Isso possibilitará conversas e trocas [de ideias e experiências]. Cria-se assim um ambiente de interação entre as pessoas não só no momento da reunião, mas na execução. Assim é possível promover a integração da equipe.

E como se fazer presente no dia a dia dos colaboradores sem atrapalhar a execução das tarefas ou dar a impressão que está os monitorando?

O líder não precisa enviar mensagem no WhatsApp toda hora, ficar telefonando e marcando reunião com a equipe o dia inteiro. Se fizer um bom gerenciamento das tarefas, vai naturalmente ter o contato na medida certa com as pessoas. Se ele estabelece prazos para as tarefas e faz um acompanhamento, dando feedback após a execução, está claramente demonstrando que está atento. Isso já vai demonstrar para a equipe que ele está fazendo o acompanhamento com proximidade.

“O líder não precisa enviar mensagem no WhatsApp toda hora, ficar telefonando e marcando reunião com a equipe o dia inteiro”

Reuniões

Não adianta nada falar que vai ter uma reunião diária ou semanal com a equipe se o líder não estiver consciente do motivo para esse encontro. A maior parte do gerenciamento de tarefas, prazos e qualidade, vai ser na relação individual com cada um dos colaboradores. Quando reúno a equipe, preciso saber exatamente o que quero naquele momento.

Essas medidas que você sugeriu, como reuniões com os funcionários e colocar a equipe para trabalhar em conjunto, ajudam também a manter a equipe motivada? Você tem alguma outra recomendação nesse sentido?

Acho que a arma mais poderosa que o líder tem nesse sentido é o feedback. Quando ele dá um feedback de qualidade, apontando o que teve de pontos positivos e negativos, isso mostra o quanto ele está atento. A motivação também é bastante estimulada quando dou mais autonomia para as pessoas. Isso exerce um efeito poderoso sobre o desempenho e atitude individual: promove maior compreensão conceitual, melhores resultados, maior persistência, maior produtividade, menor esgotamento e nível de estresse, nível de bem-estar psicológico mais elevado, maior índice de satisfação. Na prática, a autonomia deve ser aplicada à tarefa (o que as pessoas fazem), tempo (quando fazem), técnica (como fazem) e time (com quem fazem). Destaco nesse sentido:

Tarefa: O que a pessoa vai fazer? Você coloca, por exemplo, uma lista das tarefas que tem a serem realizadas pelo time e deixa as pessoas escolherem. Cada um puxa para si aquilo que quer. Se você tem a possibilidade de dar esse tipo de autonomia, isso vai motivar as pessoas.

Tempo: Quando as pessoas querem fazer? Em home office isso é muito legal, não podemos ir ao home office com a mentalidade do escritório, querendo que a pessoa fique oito horas conectada e criando mecanismos de controle para ver se ela está conectada das 8h às 17h da tarde. Será que é mais importante que ela fique 8 horas conectada ou que o tempo que ela estiver conectada seja um tempo de qualidade?

“Não podemos ir ao home office com a mentalidade do escritório, querendo que a pessoa fique oito horas conectada”

Mas como fica a questão da autonomia quando você tem uma equipe menos experiente?

A diferença é que você precisa diminuir o grau de autonomia. Se a pessoa não tem uma capacidade de fazer autogestão, você pode fazer isso junto com ela. Você marca uma reunião, mostra a tarefa que precisa ser realizada. Por exemplo: ‘Preciso que você monte uma apresentação para tal data sobre tal tema. Então, queria combinar com você de que forma podemos fazer isso e quais etapas que você deveria cumprir para chegar a esse objetivo final’. Fazendo perguntas para o colaborador, você vai ajudá-lo a pensar nas etapas que precisa executar para dar conta de uma tarefa. E após definirem essas etapas, você vai questionar: ‘Ok, quanto tempo você precisa para realizar essa primeira etapa, e a segunda, e a terceira?’.

Como o medo e a incerteza causados pela pandemia podem prejudicar a produtividade?

Dentro do universo das organizações, vivemos um tabu muito grande de que ninguém pode demonstrar sentimentos negativos, fragilidade ou necessidades. É como se a empresa e os líderes de uma forma geral dissessem o tempo inteiro ‘Você tem que ser profissional’. Essa frase significa ‘Deixe fora da empresa os seus sentimentos. Só traga o que tem a ver com sua vida profissional’. Mas se você tiver alguém na equipe em home office, que está tendo crises de ansiedade e pânico, ou insônia, obviamente isso vai afetar o desempenho. Os líderes deveriam criar situações e momentos, que podem ser individuais ou coletivos, para falar sobre sentimentos negativos. O melhor presente que um líder pode dar nesse momento para as pessoas é dar espaço para se falar sobre isso. Quando as pessoas falam umas com as outras sobre os sentimentos negativos, geram um sentimento de união muito grande. Isso traz a sensação de que estamos fazendo algo para enfrentar esse ameaça que está nos atacando.

“Vivemos um tabu muito grande de que ninguém pode demonstrar sentimentos negativos”

Você sugeriu que líder faça esse bate-papo, mas muitas vezes ele não tem o conhecimento técnico para conduzir essa conversa. Vi que muitas organizações estão contratando psicólogos organizacionais para ajudar a lidar com esse tipo de problema. Qual a importância disso?

Acho que o líder deve promover isso como ser humano. Ele deve falar dos sentimentos dele, conversar com a equipe dele como conversa com seus familiares e amigos. Essa troca de ideias é muito importante. Agora, quando a empresa pode e contrata um psicólogo, você vai ter alguém com conhecimento técnico para que esse espaço seja aproveitado da melhor maneira possível. O psicólogo pode atuar tanto individualmente quanto coletivamente. O ideal é a empresa não criar uma obrigatoriedade, deixar as pessoas aderirem a esses programas voluntariamente. Pode, por exemplo, disponibilizar uma agenda para quem quiser conversar com o psicólogo.

Marcia Marques Portazio, professora de Liderança da ESPM
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Filipe Oliveira

Editor do #Trendings.

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