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Como realizar eventos online ou híbridos

Filipe Oliveira
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Marcelo Flores, professor de Gestão de Eventos da ESPM, revela o passo a passo para planejar e realizar este tipo de evento para empresas ou artistas

A área de entretenimento foi uma das mais afetadas pela pandemia de Covid-19. Mas também uma das que reagiu com maior agilidade. Webinars, lives, drive-ins e até mesmo apresentações dentro de games foram algumas das alternativas adotadas para a realização de eventos. Afinal, o show não pode parar.

De acordo com Marcelo Flores, professor da ESPM, eventos digitais já vinham sendo realizados no Brasil há algum tempo. Mas a adoção desse modelo se intensificou durante o período de isolamento social. “Em meio à incerteza, a maioria dos eventos presenciais não tinha sido cancelada. Em um curto espaço de tempo, foi necessário tomar a decisão de os realizar digitalmente.”

Um exemplo foi a Campus Party, que tinha datas e locais definidos em vários países. Com as medidas de isolamento social, contudo, precisou ser transformada em um evento global e 100% digital. Com tema Reboot The World (Reinicie o Mundo), o evento foi realizado entre os dias 9 e 11 de julho simultaneamente em 31 países (incluindo o Brasil). De acordo com os organizadores, a Campus Party Digital Edition contou com a participação de 2,6 mil palestrantes e foi vista mais de 420 mil vezes.

Mas nem só de megaproduções vive o mercado de eventos. Com orçamentos mais modestos, algumas empresas e artistas adotaram ferramentas simples para a digitalização. “Muitos usaram recursos básicos e disponíveis em plataformas de transmissão sem uma estratégia e planejamento bem definido que permitisse alcançar resultados ainda maiores”, comenta Flores. “Essa tem sido a diferença entre alguns eventos com resultados acima da média e outros muito abaixo”.

O especialista explica que para uma digitalização profissional é preciso pensar em retenção e conversão, adotando estratégias de integração, geração de conteúdo, networking, uso de dados com informações demográficas e de comportamento. “Não ter conhecimento e tentar executar o projeto gera uma grande chance de fracasso, considerando o nível mais elevado que podemos chegar”.

Eventos híbridos

O professor da ESPM diz que uma das grandes tendências do que ele chama de “Nova Era do Entretenimento” são os eventos híbridos, que misturam experiências virtuais e presenciais. Em um vídeo publicado em seu canal no YouTube, ele explica que é importante pensar em cinco pontos para a criação desse tipo de evento:

Estratégia e objetivos

você precisa definir muito bem as estratégias e os objetivos tanto do evento presencial, quanto do virtual, de uma forma separada, mas fazendo tudo isso integrado. E ao mesmo tempo, você precisa qualificar e quantificar sua audiência.

Pilares de experiência

você precisa mergulhar nos pilares de experiência. Dentro do projeto presencial, o que você vai ofertar, o que vai oferecer ao público? E dentro do evento virtual: quais são as experiências que vão ser compartilhadas, integradas dentro do seu projeto digital? E como tudo isso vai funcionar junto?

Conteúdos transmídia

da mesma forma que a comunicação tem que ser integrada entre os eventos presencias e os eventos digitais, os conteúdos transmídia precisam ser diferenciados. Afinal de contas, o público que está em ambientes e em canais diferentes, conversa de formas diferentes. Por exemplo, se vai fazer uma campanha que vai passar pelo Facebook, LinkedIn e Instagram, tem formas de comunicar diferentes em cada um desses canais. E logicamente quando você vai para a mídia tradicional, seja TV, rádio, jornal, você vai precisar integrar tudo isso no seu evento. Mas comunicar de forma distinta.

Design de eventos

você precisa ter um começo, meio e fim. É muito importante roteirizar o seu evento. E aí você utiliza plataformas de design de evento justamente para não esquecer nada e você ter toda a definição de projeto. E nunca esquecer das interações. Elas são importantes tanto no presencial quanto no virtual.

Gestão e controle

você pode utilizar telas de comando. Elas analisam a performance do seu evento e a performance da sua audiência. Isso é muito importante para você poder acompanhar qual vai ser o resultado do seu projeto, mesmo antes de ele ser finalizado. Utilize muito bem esse seu projeto de gestão e controle porque ele pode fazer bastante diferença no seu projeto híbrido.

O especialista também ressalta a importância de investir em recursos tecnológicos. “Desde plataformas de transmissão, portais ou aplicativos de interatividade e conexões com velocidade suficiente para upload e download que atendam as demandas para evitar panes”.

Marcelo Flores ministrará no final de agosto o curso Gestão e Planejamento de Eventos – Digital Edition na ESPM. Para saber mais, clique aqui.

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Filipe Oliveira

Editor do #Trendings.

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