5 erros comuns de gerenciamento de projetos
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Especialista aponta os pontos mais relevantes que causam problemas durante a execução de um projeto. Confira
Um projeto é diferente de uma operação rotineira e, justamente por esse motivo, quem coordena a tarefa tem que trabalhar para evitar erros de gerenciamento de projetos. “O gestor tem que ser eficaz, tem que entregar e para entregar precisa ser flexível”, comenta Fábio Câmara, professor da graduação em Administração e coordenador do Núcleo de Inovação e Kaizen da ESPM. “Pode ser que tenha que bancar alguma coisa, porque a gente busca primordialmente atingir objetivos”.
Para chegar ao resultado desejado, um bom planejamento evita erros que ainda acontecem no universo corporativo, mas que são fáceis de contornar. Confira os 5 erros mais comuns de gerenciamento de projetos, elencados pelo especialista.
1. Não definir claramente o escopo
Escopo é o que o projeto vai contemplar ou não. Isso tem que ser muito claro para evitar problemas posteriores. Quem gerencia o projeto tem que pensar em todos os detalhes das etapas e o que é necessário para cada uma delas. É como um contrato de seguro de automóvel, que discrimina as coberturas e as exceções. “Se não estiver tudo muito claro pode haver problemas”.
2. Mau gerenciamento dos recursos
Por recurso entenda-se prazo, equipe, dinheiro, equipamentos, espaço físico, materiais e tudo o que vai ser utilizado durante a execução. O mau planejamento pode levar a gastos desnecessários, falta de equipamentos ou recursos para a equipe trabalhar (espaço físico, verbas para deslocamento e alimentação, entre outros), excesso ou carência de pessoas envolvidas no processo e cronograma mal planejado.
3. Comunicação truncada
Não basta fazer um projeto bem feito e não saber explicar para as pessoas o que, como e até quando deve ser feito, bem como quem faz o quê. Comunicação clara e objetiva é muito importante e quando ela falha podem haver problemas na execução. Além disso, o gestor tem que manter a equipe alinhada, energizada, motivada e engajada durante todo o projeto.
4. Não ouvir o cliente e ser inflexível
Todo projeto tem um cliente, mesmo que seja a própria empresa onde as pessoas trabalham, e ele tem que ser bem atendido. Quando o cliente pede uma mudança que faz sentido, ela deve ser feita e isso pede flexibilidade dentro de um limite de bom senso. Alterações ou adaptações não podem fugir muito do escopo e do orçamento, mas têm de ser previstas no planejamento inicial.
5. Não gerenciar a execução
Mesmo que a equipe seja muito boa e todos trabalhem de acordo com o escopo e as premissas do projeto, o gestor precisa estar no comando. É necessário que acompanhe todas as etapas de execução e as mudanças que ocorrem no desenvolvimento do projeto. A fã que morreu antes do show da Taylor Swift é um exemplo da ausência do gestor da organização. Havia uma forte onda de calor, mas ao que parece ninguém parou para avaliar que proibir o público de entrar no estádio com água e colocar chapas metálicas na frente do palco poderia ter consequências.
