Negócios

7 ferramentas de gerenciamento de projetos que você precisa conhecer

Especialista no tema explica quais são os melhores recursos que todo gestor deveria usar em um planejamento

“Uma adequada caixa de ferramentas é fundamental para o sucesso de seus projetos. Sem ferramentas de gerenciamento de projetos eu não consigo planejar e executar adequadamente o meu trabalho. Isso é o mínimo necessário”, afirma Fábio Câmara, professor da graduação em Administração e coordenador do Núcleo de Inovação e Kaizen da ESPM.  

A caixa de ferramentas a que ele se refere são métodos de gerenciamento que, seguidos à risca, são o caminho para um bom desempenho e a conquista do resultado desejado. Confira 7 ferramentas fundamentais: 

1. Metas SMART

As empresas precisam planejar bem as metas, as métricas e os objetivos, e para as métricas usam-se as metas SMART. Cada letra da sigla define uma de 5 metas: 

S (Specific/Específica): definição do que será feito, como e por quem. 

M (Measurable/Mensurável): é necessário medir a meta para aferir se alcançou o resultado desejado. 

A (Attainable/Atingível): uma meta deve estar dentro da realidade do negócio para ser atingível. 

R (Relevant/Relevante): toda meta precisa ser relevante e realista para ser implantada. 

T (Time based/Temporal): tempo é a palavra-chave para se chegar ao objetivo dentro do prazo determinado. 

2. Método de análise de partes interessadas

São várias as partes interessadas (stakeholders que executam o projeto e os internos e externos) em um projeto e cada um tem um tipo de poder. Aqui é necessário perguntar quais são essas partes e qual o nível de poder delas. Isso porque, dependendo da sua força de influência, o projeto pode vir a ser modificado. “A forma como se analisa as partes interessadas é útil para gerenciar riscos e para a comunicação”, explica Câmara.  

3. Estrutura analítica do projeto

Uma boa maneira acompanhar um projeto e seu detalhamento é por meio de recursos visuais. Aquela coisa de “bater o olho” e entender o que está acontecendo e o que vem a seguir. Um mapa mental pode ser bom um recurso para a visualização do trabalho. 

4. Cronograma

Não dá para tocar um projeto sem cronograma e sem que ele seja compartilhado com todas as pessoas envolvidas. Ele pode ser feito em uma agenda comum, com o método Kanban, o Gráfico de Gantt ou em plataformas online que oferecem diversos recursos. 

5. Modelo 5W2H

O 5W2H é um modelo de gestão de projetos que se baseia em 7 etapas que estão na sigla em inglês:  

  1. What – o que será feito?
  2. Why – por que será feito?
  3. Where – onde será feito?
  4. When – quando será feito?
  5. Who – por quem será feito?
  6. How – como?
  7. How much – quanto vai custar?

Essas etapas se referem ao que precisa ser feito para garantir a gestão da qualidade. O segredo é detalhar cada uma, especialmente o How, que diz respeito à aplicação do projeto.  

6. Plano de resposta aos riscos

Todo projeto tem riscos e seu planejamento deve contemplá-los, incluindo os mais extremos. Isso previne que a equipe seja pega de surpresa diante de um imprevisto. A construção de um edifício, por exemplo, deve prever atrasos de entrega de material, alagamento do canteiro de obras por conta da chuva e um incêndio causado por um curto circuito. Além de listar possíveis problemas, o projeto tem que contemplar ações corretivas para solucionar a questão. 

7. Plano de comunicação

De maneira geral um projeto se refere a um produto ou serviço e quando tudo está pronto para ser lançado é necessário um plano de comunicação para divulgar o que a empresa oferece. Essa é uma etapa importante, porque é a partir dela que o consumidor vai tomar contato com o produto ou serviço, e, portanto, não pode ser encarada como algo menor.  

Roberta De Lucca

Jornalista colaboradora do Trendings.

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