7 ferramentas de gerenciamento de projetos que você precisa conhecer
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Especialista no tema explica quais são os melhores recursos que todo gestor deveria usar em um planejamento
“Uma adequada caixa de ferramentas é fundamental para o sucesso de seus projetos. Sem ferramentas de gerenciamento de projetos eu não consigo planejar e executar adequadamente o meu trabalho. Isso é o mínimo necessário”, afirma Fábio Câmara, professor da graduação em Administração e coordenador do Núcleo de Inovação e Kaizen da ESPM.
A caixa de ferramentas a que ele se refere são métodos de gerenciamento que, seguidos à risca, são o caminho para um bom desempenho e a conquista do resultado desejado. Confira 7 ferramentas fundamentais:
1. Metas SMART
As empresas precisam planejar bem as metas, as métricas e os objetivos, e para as métricas usam-se as metas SMART. Cada letra da sigla define uma de 5 metas:
S (Specific/Específica): definição do que será feito, como e por quem.
M (Measurable/Mensurável): é necessário medir a meta para aferir se alcançou o resultado desejado.
A (Attainable/Atingível): uma meta deve estar dentro da realidade do negócio para ser atingível.
R (Relevant/Relevante): toda meta precisa ser relevante e realista para ser implantada.
T (Time based/Temporal): tempo é a palavra-chave para se chegar ao objetivo dentro do prazo determinado.
2. Método de análise de partes interessadas
São várias as partes interessadas (stakeholders que executam o projeto e os internos e externos) em um projeto e cada um tem um tipo de poder. Aqui é necessário perguntar quais são essas partes e qual o nível de poder delas. Isso porque, dependendo da sua força de influência, o projeto pode vir a ser modificado. “A forma como se analisa as partes interessadas é útil para gerenciar riscos e para a comunicação”, explica Câmara.
3. Estrutura analítica do projeto
Uma boa maneira acompanhar um projeto e seu detalhamento é por meio de recursos visuais. Aquela coisa de “bater o olho” e entender o que está acontecendo e o que vem a seguir. Um mapa mental pode ser bom um recurso para a visualização do trabalho.
4. Cronograma
Não dá para tocar um projeto sem cronograma e sem que ele seja compartilhado com todas as pessoas envolvidas. Ele pode ser feito em uma agenda comum, com o método Kanban, o Gráfico de Gantt ou em plataformas online que oferecem diversos recursos.
5. Modelo 5W2H
O 5W2H é um modelo de gestão de projetos que se baseia em 7 etapas que estão na sigla em inglês:
- What – o que será feito?
- Why – por que será feito?
- Where – onde será feito?
- When – quando será feito?
- Who – por quem será feito?
- How – como?
- How much – quanto vai custar?
Essas etapas se referem ao que precisa ser feito para garantir a gestão da qualidade. O segredo é detalhar cada uma, especialmente o How, que diz respeito à aplicação do projeto.
6. Plano de resposta aos riscos
Todo projeto tem riscos e seu planejamento deve contemplá-los, incluindo os mais extremos. Isso previne que a equipe seja pega de surpresa diante de um imprevisto. A construção de um edifício, por exemplo, deve prever atrasos de entrega de material, alagamento do canteiro de obras por conta da chuva e um incêndio causado por um curto circuito. Além de listar possíveis problemas, o projeto tem que contemplar ações corretivas para solucionar a questão.
7. Plano de comunicação
De maneira geral um projeto se refere a um produto ou serviço e quando tudo está pronto para ser lançado é necessário um plano de comunicação para divulgar o que a empresa oferece. Essa é uma etapa importante, porque é a partir dela que o consumidor vai tomar contato com o produto ou serviço, e, portanto, não pode ser encarada como algo menor.
