Business writing: saiba o que é e confira dicas práticas sobre o assunto

Escrever bem não significa apenas não cometer erros de grafia, concordância etc. Ainda mais quando falamos de mensagens profissionais – business writing. É preciso que haja clareza, objetividade e que seja relevante. E que tenha propósito – pois hoje somos sufocados por e-mails, mensagens por WhatsApp, Messenger etc. Se um e-mail, por exemplo, deixar aquela sensação de “e daí? É pra fazer alguma coisa? Tem de responder?”, virou apenas mais uma mensagem inútil.

Como você não está escrevendo para amigos ou familiares, essa é uma comunicação que tem um objetivo específico, que serve para:

a) informar algo relevante (mudança nos horários de funcionamento da empresa, emenda de feriado, novo valor do ticket refeição etc.)
b) demandar alguma ação (faça seu cadastro, procure o RH, responda o questionário, anote na sua agenda etc.)
c) orientar o “how to?” (acesse, vá etc.)
d) determinar o prazo (até dia x, entre 13h e 14h30 etc.)

1. Clareza: não pode haver dúvidas após essa comunicação – e nem informações conflitantes ou dúbias. Cuide para que o que tem de ser entendido esteja claro.
2. Concisão: evite começos muito longos e genéricos (com saudações exageradas ou com assuntos que não têm relação com o que se quer comunicar). Portanto, um bom “Olá a todos, espero que estejam todos bem” é o suficiente para iniciar. E já parta para a informação: “Estamos comunicando a decisão da diretoria de suspender as férias de todos os funcionários que não estejam no período de acumular dois períodos até o final de maio deste ano”. Somente depois disso explique o porquê da decisão.
3. Objetividade: qual é a notícia, a demanda, a orientação? O que você quer que as pessoas saibam, pensem, façam? No caso das férias suspensas, nada de lamentar, dizer que sabe como isso pode ser complicado etc. Parta para as razões objetivas que levaram à decisão (desonerar a folha de pagamento e evitar demissões, por exemplo). Diga apenas o que precisa ser dito. E informe o que deve ser feito: “entre na plataforma RH Online até o dia 27 de fevereiro e faça o cancelamento de suas férias”.
4. Foco no leitor: se vai comunicar algo que mexe com a vida ou o trabalho das outras pessoas, não fale de você. “Vocês sabem como eu me sinto triste por ter de tomar uma decisão difícil, pois sou extremamente zeloso do bem estar…”
5. Foco na ação: informe o que deve ser feito: “entre na plataforma RH Online até o dia 27 de fevereiro e faça o cancelamento de suas férias”. Depois de apresentar os fatos, as razões e dar as instruções, já antecipe as perguntas que as pessoas podem fazer sobre o tema: “Na próxima semana, estará aberta na plataforma o formulário de remarcação de suas férias. Por gentileza, converse com sua chefia imediata para definir novos períodos de férias para a partir de 1º de julho”. Se esperar uma resposta individual, deixe claro (idem para quando não for necessário responder).

Escrever não é falar.

Se simplesmente “importamos” o que falamos para o texto de uma mensagem ou de um relatório, corremos um risco enorme de não sermos compreendidos. Exemplo: “Não gosto do chocolate”. O que você entende ao ler essa frase? “Ué, que a pessoa não gosta de chocolate… Dããã…”. Como não estamos ouvindo “como” a pessoa está falando, colocamos na frase o entendimento que nos ocorre na hora. A pessoa pode ser um chocólatra ironizando seu vício. Ou estar lamentando não gostar de algo que acabou de ganhar ou que lhe foi oferecido. Ou apenas dizendo que não gosta de chocolate. Se há a dúvida, a comunicação já deu errado… Por isso, evite reproduzir o modo falado nas suas mensagens. Seu texto pode ter a sua “voz”, sua marca – mas precisa, antes de mais nada, ser clara.

Para quem você está escrevendo?
Antes de mandar mensagens para um zilhão de pessoas, pergunte:

• todas elas precisam dessa informação?
• qual a relevância do tópico para elas?
• quanto elas já sabem do tema?
• todas têm necessidade da mesma profundidade e quantidade de informações ou reúnem as mesmas referências para o entendimento do tema?
• qual a melhor linguagem e organização das informações?
• o tema traz inquietações (as pessoas são favoráveis, contrárias ou neutras com relação ao tema)?Isso pode determinar:a) para quem você vai enviar a mensagem
  b) como ela será estruturada
  c) se não é o caso de escrever mensagens diferentes para públicos/pessoas diferentes
  d) qual será o título/assunto do e-mail

Um roteiro a seguir

Algumas guidelines que podem ajudar o seu trabalho:

Roteiro e clareza

1. Enumere as informações indispensáveis
2. Crie uma ordem de importância para cada item (roteirizar)
3. Essa ordem já dará a você o começo, o meio e o fim

Roteiro e concisão

1. Use frases curtas, poucas palavras e palavras simples
2. Entre duas palavras que são sinônimos, escolha a mais simples
3. Entre duas palavras simples, escolha a mais curta
4. Less is More. Lembre-se de que sempre é possível cortar um texto

Definição do assunto é a diferença entre ser lido ou descartado

Quais dos e-mails abaixo você abriria em primeiro lugar?

• Novas políticas
• Home office
• Dúvidas sobre novo procedimento
• Férias

Ou você preferia que fossem assim?

• Conheça as novas políticas de emenda de feriado
• Veja as áreas que retornarão ao trabalho presencial em fevereiro
• Tire suas dúvidas sobre regras da intranet remota
• Confirme seu período de férias

Perceba que há sempre um verbo (ação): saiba, conheça, veja, confirme. Dessa maneira, é sabido que se espera alguma ação sobre o tema proposto.

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